« Mon Bureau d’Étude n’est pas assez réactif. »
C’est une phrase que nous entendons régulièrement dans les entreprises de menuiserie et d’agencement.
Les dossiers mettent trop de temps à sortir.
L’atelier attend des informations.
Les urgences s’accumulent.
Le dirigeant finit par intervenir pour débloquer les projets.
La conclusion semble alors évidente : le BE manque de personnel, le technicien ne va pas assez vite ou TopSolid’Wood est mal utilisé.
Peut-être.
Mais avant de recruter, de changer d’outil ou de remettre toute l’organisation en cause, il faudrait déjà répondre à une question beaucoup plus simple :
Sur une semaine complète, que fait réellement votre technicien BE ?
Dessiner n’est souvent qu’une partie du travail
Sur sa fiche de poste, votre technicien est peut-être dessinateur, concepteur ou responsable du Bureau d’Étude.
Dans la réalité, il peut aussi :
- rechercher des informations manquantes ;
- demander une précision au chargé d’affaires ;
- répondre aux questions de l’atelier ;
- modifier un projet après validation ;
- préparer des commandes ;
- vérifier une quincaillerie ;
- corriger une erreur ;
- reprendre un ancien fichier ;
- répondre au téléphone ;
- aider sur un problème de fabrication ou de chantier.
Toutes ces actions peuvent avoir une utilité.
Le problème apparaît lorsque personne ne sait réellement quelle place elles occupent dans sa semaine.
On juge alors la productivité du Bureau d’Étude en regardant uniquement le nombre de dossiers sortis. Mais on ne regarde pas tout ce qui a empêché le technicien de travailler réellement sur ces dossiers.
Une expérience simple : suivre le temps pendant 5 jours
Pendant une semaine, demandez à votre technicien de noter son activité principale par tranches de 30 minutes.
Pas besoin d’un logiciel complexe.
Un tableau Excel, une feuille imprimée ou un simple document partagé suffit.
L’objectif n’est pas de surveiller chaque minute de sa journée. Il s’agit de comprendre où part le temps du Bureau d’Étude.
Classez chaque tranche dans l’une de ces six catégories :
| Catégorie | Ce que vous pouvez y ranger |
|---|---|
| Conception utile | Modélisation, mise en plan et préparation des données nécessaires à la fabrication. |
| Recherche et préparation | Informations manquantes, recherche de composants, vérifications techniques et récupération de fichiers. |
| Reprises et corrections | Modifications demandées par le client, erreurs de conception, oublis et changements tardifs. |
| Interruptions | Appels téléphoniques, questions internes, demandes urgentes et sollicitations non planifiées. |
| Administratif et achats | Commandes, consultations fournisseurs, saisie et suivi administratif. |
| Assistance atelier ou chantier | Questions liées à la fabrication, SAV, problèmes de pose et dépannage technique. |
Lorsqu’une tranche contient plusieurs activités, retenez simplement celle qui a occupé le plus de temps.
Le relevé doit rester rapide. S’il faut dix minutes pour remplir le tableau, la méthode devient elle-même une perte de temps.
Télécharger la grille de suivi sur 5 jours
Ce que ce relevé peut révéler
À la fin des cinq jours, additionnez le temps passé dans chaque catégorie.
Il n’existe pas de pourcentage magique applicable à toutes les entreprises. Un technicien BE peut légitimement avoir plusieurs fonctions.
La vraie question est plutôt :
La répartition observée correspond-elle à ce que l’entreprise attend réellement de lui ?
Beaucoup de recherche et de préparation
Le problème ne vient peut-être pas de TopSolid’Wood ni de la vitesse de conception.
Il peut venir :
- de dossiers commerciaux incomplets ;
- d’informations dispersées ;
- d’une bibliothèque difficile à exploiter ;
- de composants inexistants ou mal organisés ;
- de règles techniques connues uniquement par certaines personnes.
Le technicien ne dessine pas lentement. Il passe son temps à préparer ce qui aurait dû être disponible avant de commencer.
Beaucoup de reprises et de corrections
Il faut alors distinguer les modifications normales d’un projet des reprises évitables.
Les causes peuvent être différentes :
- validation client trop tardive ;
- mauvais passage d’informations entre le commerce et le BE ;
- méthode de conception fragile ;
- règles métier insuffisamment standardisées ;
- contrôle insuffisant avant l’envoi en fabrication.
Dans ce cas, demander au BE d’aller plus vite risque simplement de faire sortir les erreurs plus rapidement.
Beaucoup d’interruptions
Une question atelier de cinq minutes ne semble pas grave.
Mais plusieurs sollicitations réparties dans la journée cassent la concentration et rallongent les tâches de conception.
Le sujet n’est pas d’interdire les échanges avec l’atelier. Ils sont indispensables.
Il faut plutôt se demander pourquoi les mêmes questions reviennent et si certaines informations pourraient être intégrées directement dans les dossiers de fabrication.
Beaucoup d’administratif, d’achats ou d’assistance
Le problème peut être une mauvaise répartition des missions.
Votre technicien est peut-être compétent et rapide sur TopSolid’Wood, mais il ne dispose tout simplement pas d’assez de temps pour concevoir.
Avant de recruter un second dessinateur, il peut être plus pertinent de retirer certaines missions au premier.
Une majorité de conception, mais toujours trop de retard
Dans ce cas, la surcharge est peut-être bien réelle.
Le relevé n’est pas destiné à prouver qu’il existe forcément un problème d’organisation. Il peut aussi confirmer que la capacité actuelle du Bureau d’Étude est insuffisante.
Le recrutement, la sous-traitance ou l’investissement dans de nouveaux outils deviennent alors des décisions fondées sur des faits, et non sur une impression.
Ce tableau n’est pas un outil de surveillance
Si cette démarche est présentée comme un contrôle du salarié, elle sera mal vécue et les résultats risquent d’être faussés.
Il faut expliquer clairement son objectif :
Identifier ce qui empêche le Bureau d’Étude d’avancer correctement.
Le technicien est souvent le premier à subir les informations manquantes, les changements de priorité et les interruptions permanentes.
Ce relevé doit donc permettre d’améliorer son environnement de travail, pas de lui demander de justifier chaque demi-heure.
Mesurer avant de décider
Quand un Bureau d’Étude déborde, les solutions envisagées sont souvent immédiates :
- recruter ;
- sous-traiter ;
- changer de méthode ;
- acheter de nouveaux outils ;
- demander à l’équipe d’aller plus vite.
Mais sans diagnostic, il est difficile de savoir laquelle sera réellement utile.
Pendant cinq jours, mesurez simplement où part le temps.
Vous saurez alors si votre problème vient principalement :
- d’un manque de capacité ;
- d’une mauvaise répartition des missions ;
- d’informations insuffisantes ;
- de reprises trop nombreuses ;
- d’interruptions permanentes ;
- ou d’une méthode de travail à structurer.
Et parfois, le résultat n’est pas du tout celui que le dirigeant imaginait.
Ces dysfonctionnements ont également un coût. Celui-ci n’apparaît pas toujours clairement dans les comptes, mais il se retrouve dans les délais, les reprises et le temps perdu. Nous avons détaillé ce sujet dans notre article : Votre Bureau d’Étude vous coûte plus cher que vous ne le pensez.
Et ensuite ?
Ce premier relevé permet de mettre des faits derrière le sentiment de surcharge.
Il ne remplace pas une analyse complète du fonctionnement du Bureau d’Étude, mais il donne un excellent point de départ.
Chez Idéo Solutions, nous analysons l’ensemble du flux : arrivée des informations, organisation du BE, utilisation de TopSolid’Wood, méthodes de conception, transmission à l’atelier et répartition des missions.
Si votre relevé fait apparaître un écart important entre le travail attendu et le travail réellement effectué, échangeons sur votre organisation actuelle.